Por esse prisma, quanto mais trabalhos operacionais realizar o líder condominial, menos tempo terá para formular os planos de melhoria para o ambiente ou propostas de diminuição de custos de serviços. E é nesse ponto que entra a ação da administradora de condomínio.

De antemão, é essencial destacar que o funcionamento de uma administradora de condomínio é amparado pelo Código Civil (Lei 10.406/02) e pela Lei 4.591/1964.

Segundo a legislação, é papel do síndico, seja ele um morador ou uma empresa administradora de condomínios:

      Convocar a assembleia dos condôminos;

      Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

      Dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

      Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

      Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

      Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

      Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

      Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

      Realizar o seguro da edificação.

Pelas suas atribuições, o síndico trabalha em corresponsabilidade com administradora, mas é o maior responsável pelo condomínio, inclusive judicialmente.

Então, por que contratar uma administradora se ela não vai correr os mesmos riscos que o síndico?

Vejamos: o presidente de uma empresa ou até de um país, consegue fazer todos os trabalhos sozinhos? Não. É por isso que ele delega atribuições mais operacionais a seus subordinados, para que fiquem responsáveis por garantir a qualidade da execução do planejamento e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados da melhor maneira possível. Igualmente, acontece com o síndico.

Por tudo isso, a administradora se mostra essencial nesse arranjo burocrático e, nessa conjuntura organizacional, exerce, entre outras, as seguintes funções fundamentais:

Gestão Administrativa e Operacional

Assembleias gerais - convocação e realização do evento e redação e registro de ata em cartório competente;

      Emissão de comunicados e advertências regimentais;

      Gestão de contratos de conservação e manutenção dos equipamentos do condomínio;

      Suporte técnico para manutenção preventiva e corretiva da edificação, incluindo visitas técnicas e apresentação de relatórios diagnóstico indicando falhas e proposição de soluções;

      Gestão de aquisição e de consumo de produtos e serviços;

      Gestão de inadimplência com notificação extrajudicial ao condômino, mediação amigável dos débitos, levantamento de débito e encaminhamento ao setor jurídico para medidas judiciais;

      Controle de acesso de visitantes, funcionários e prestadores de serviço.

Gestão Financeira

      Prestação de contas mensal por meio de demonstrativo financeiro com comprovantes;

      Resumo anual das receitas e despesas;

      Formulação e acompanhamento da previsão orçamentária anual;

      Emissão, impressão e distribuição de boletos bancários;

      Controle dos pagamentos dos boletos das cotas condominiais;

      Avaliação das contas, contratos e similares, visando reduzir as despesas do condomínio;

      Contas a pagar com pagamentos programados;

      Gestão de inadimplência - cobrança judicial e extrajudicial das cotas e demais obrigações;

      Gestão de cobrança de consumo de água e gás de acordo com os sistemas de medição individualizada.

Assessoria jurídica

      Para assinatura de contratos;

      Para mediação de conflitos de vizinhança e conflitos entre condôminos e o condomínio;

      Em ações cíveis e trabalhistas;

      Em caso de notificações de órgãos governamentais;

      Nas cobranças judiciais de inadimplentes.

Gestão de pessoal

      Seleção, admissão, gestão e demissão dos empregados, com acompanhamento à Delegacia Regional do Trabalho, ao sindicato de classe e/ou à Justiça do Trabalho para homologação das rescisões dos contratos de trabalho;

      Orientação aos empregados e prestadores de serviços para o exercício das funções;

      Certidões Negativas de antecedentes criminais;

      Abertura das contas salários individuais na agência bancária cadastrada pelo condomínio;

      Emissão e pagamento dos benefícios sociais (vale alimentação e vale transporte) aos funcionários através de cartões digitais;

      Pagamento dos salários, elaboração da folha salarial e de contracheques;

      Envio de relatórios mensais e anuais de informações ao FGTS, INSS, RAIS, DIRF, entre outros, e comunicação, através do CAGED, das admissões e demissões ao Ministério do Trabalho;

      Gestão do e-Social;

      Recolhimentos e pagamentos das guias de impostos;

      Elaboração e pagamento de férias, 13º salários, encargos e demais benefícios sociais;

      Elaboração e homologação na Delegacia do Trabalho ou no sindicato de classe da escala de revezamentos dos empregados.

Em todos os casos apresentados acima, a administradora diminui a sobrecarga do síndico de executar as atividades operacionais, deixando-o livre para pensar nas questões mais importantes, que são as melhorias do ambiente e uma possível economia em diversos serviços.

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